تکنیک‌های مذاکره | اصول و فنون مذاکره را بیاموزید!

هر کسب‌وکاری برای موفقیت و رشد تجارت خود نیازمند مذاکره می‌باشد. هر مدیری برای ارتباط با سایر شرکت‌های تامین‌کننده،‌ توزیع‌کننده و یا اعضای سازمان خود باید بر اصول و فنون مذاکره تسلط داشته باشد. در ادامه به معرفی برخی از تکنیک‌های مذاکره در این زمینه خواهیم پرداخت.

اصول و فنون مذاکره چیست؟

مذاکره مهارتی است که می‌توان با یادگیری دانش و به‌کارگیری آن فرا گرفت. هر یک از ما از زمان کودکی با مذاکره آشنایی داریم. برای مثال زمانی‌که از والدین خود برای دیدن برنامه تلویزیونی و یا اسباب بازی تقاضا می‌کردیم، نوعی از مذاکره را به‌کار می‌بردیم. اصول و فنون مذاکره ممکن است به‌صورت رسمی در دانشگاه و یا مدرسه آموزش داده نشده باشد. اما هر یک از ما با تجربه در محیط اطرافمان به سطحی از این مهارت رسیده‌ایم.

در واقع بخش عمده‌ای از ارتباطات ما در سطح جامعه از جنس مذاکره هستند. مذاکره در تعریف آکادمیک به این معنی است که دو یا چند طرف براساس انتخاب خود،‌ خواسته‌ها و نیازهای خود را به اشتراک می‌گذارند و آماده داد و ستد هستند.

بخوانید: ادمین کیست؟ معنای ادمین چیست؟

تکنیک‌های مذاکره

هنر مذاکره شرط موفقیت هر مدیر کسب‌وکاری است. شغل مدیریت بیش از شغل‌های دیگر به مذاکره نیاز دارد. مدیر کسب‌وکار با گفت‌وگو و جلب نظر دیگران برای رسیدن به هدف تلاش می‌کند..

برای مثال، با مدیران ستادی مذاکره می کنند تا نیروی لازم برای پروژه را از آن‌ها بگیرند؟ با عرضه کنندگان مذاکره می‌کنند تا مواد و خدمات لازم برای تکمیل پروژه موردنظر را به دست آورند. با اعضای تیم و مدیریت ارشد درباره مسئولیت‌های پروژه، تاریخ تکمیل کارها و بودجه مذاکره می‌کنند و با مشتریان درباره هزینه‌ها، تاریخ های تکمیل پروژه و تغییرهای آن مذاکره می‌کنند.

۱- اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید

بهتر است قبل از مذاکره به اطلاعات لازم و حتی جزیی در رابطه با گروه مقابل دست پیداکنید. در طول مذاکره هر نکته جزیی می‌تواند با اهمیت باشد. روی منافع طرف‌های دیگر تمرکز کنید. نظام ارزشی و ساختار شرکت‌های مقابل را بازبینی کنید و اگر با شرکت‌ها و طرف‌های خارجی وارد مذاکره می‌شوید، بهتر است در رابطه با فرهنگ آن‌ها تحقیق کنید. همچنین اگر قصد شرکت در یک مذاکره فروش را دارید بهتر است اطلاعاتی در رابطه با کف قیمت پیشنهادی بازار و  حداکثر قیمت، به دست آورید.

۲- منافع مهم‌تر از مواضع هستند

فرض کنید شما صاحب یک شرکت کوچک هستید و برای توسعه کسب‌وکارتان با یک شرکت بزرگ‌تر وارد مذاکره شده‌اید. شرکت بزرگ‌‌تر به راحتی می‌گوید پیشنهاد شما را نمی‌پذیرد، چون نفعی ندارد. موضع شما ادامه همکاری و موضع شرکت مقابل عدم همکاری است. حالا وقت آن است که شرکت کوچک‌تر از تکنیک‌‌های مذاکره استفاده کند. منافع شرکت شما با مشارکت تامین می‌شود اما چطور همزمان منافع شرکت بزرگتر را هم تامین کند؟ بهتر است قبل از جلسه خوب در رابطه با منافع شرکت بزرگ تحقیق کرده‌باشید و سپس در طول جلسه با دادن یک پیشنهاد خلاقانه و وسوسه‌انگیز، منافع آن‌ها را تامین کنید. مثلا پیشنهاد بدهید در قبال برخورداری از امتیاز نام آن‌ها بخشی ازکارمندان خود را در اختیارشان می‌گذارید.

۳- از دلایل آگاه شوید

فرض کنید در یک مذاکره کاری با همکارتان هستید. او اصرار می‌کند که باید حداقل 10 نفر نیروی جدید استخدام کند. شما به عنوان مسئول تامین نیرو و بودجه می‌دانید که اتفاقا باید 35 درصد از نیروها را تعدیل کنید. قطعا نمی‌توانید هر کدام روی موضع خودتان تاکید کنید. پس به سراغ تکنیک‌های مذاکره می‌روید.

۴- اولویت‌ها را مشخص کنید

قبل از مذاکره لیستی از اولویت‌های شرکت را آماده کنید تا در صورتی که نتوانستید در رابطه با اولویت اول به توافق برسید، به سراغ اولویت بعدی بروید. مثلا ممکن است شرکت مقابل به جای 1000 قطعه خودرو که اولویت شما است درخواست 700 قطعه داشته باشد شما برای موفق شدن در این مذاکره می‌توانید به سراغ اولویت بعدی بروید و تعداد کمتری قطعه را با قیمت مناسب بفروشید..

هیچ کدام از ما دوست نداریم پس از یک مذاکره فروش، احساس شکست کنیم. پیشنهاداتی که در طول مذاکره مطرح می‌کنیم، امتیازهایی که به طرف مقابل می‌دهیم و امتیازهایی که دریافت می‌کنیم؛ باید به شکلی باشد که منافع هر دو طرف را تامین کند.

۵- نه بگویید

یکی از تکنیک‌های اصلی اصول و فنون مذاکره، «نه» گفتن است. شما باید بتوانید در طول مذاکره، به راحتی و بدون عذاب وجدان «نه» بگویید و تا جای ممکن روی منافعتان پافشاری کنید. البته این به معنی پافشاری بیش از حد و غیرمنطقی نیست. بلکه باید بدانید که تیم مقابل تا کجا به این «نه قاطع» واکنش نشان نمی‌دهد.

۶- شنونده باشید

درطول مذاکره بهتر است یک شنونده فعال باشید. به حرف‌های طرف‌ مقابل گوش بدهید و حرف‌ها را سبک سنگین کنید. البته سکوت زیاد هم ممکن است به ضرر شرکت تمام بشود. پس باید یاد بگیرید کجا سکوت کنید؟ و کجا از اهداف و نیازهای شرکت‌تان صحبت کنید؟

۷- تیم را آماده کنید

اگر به تنهایی قصد ورود به یک مذاکره فروش را دارید، بهتر است بارها سناریوهای مختلف و داستان‌های «اگر» و «پس» را با خودتان تمرین کنید. به صدا و حالات چهره‌ خود دقت کنید و تا حد ممکن کنترل شده صحبت کنید. اگر با تیم‌تان در مذاکره شرکت می‌کنید بهتر است یک تیم آماده داشته باشد. اهداف و مواضع شرکت را به روشنی بیان کنید، نحوه برخورد با طرف مقابل را مشخص کنید. سناریوها و نقشه دوم را با یکدیگر تمرین کنید. تمام افراد تیم باید بدانند در کجا و تا چه حد می‌توانند وارد بحث شوند؟ و یا بر سر چه موضوعاتی می‌توانند توافق کنند؟

۸- از زبان بدن طرف مقابل غافل نشوید:

اگر طرف مقابل سعی کرد از تکنیک سکوت استفاده کند، شما می‌توانید با توجه به نحوه قرار گرفتن زبان بدن تا حدودی به واکنش آن‌ها پی ببرید. برای مثال اگر بعد از دادن پیشنهاد مالی، طرف مقابل به صندلی تکیه داد و کمی راحت‌تر نشست، می‌توانید مطمئن باشید که از پیشنهاد شما راضی است و حتی ممکن است با مبلغ کمتری هم موافقت کند. یا اگر هنگام دادن اطلاعات دائما به نمایشگر خیره بودند و از نگاه کردن مستقیم به چشم‌های شما اجتناب می‌کرد، بهتر است تصمیم نهایی را به جلسه دیگر موکول کنید و اطلاعات شرکت را دوباره راستی‌آزمایی کنید.